Как выбрать решение для унифицированных коммуникаций и совместной работы: основные критерии

За короткое время решения для унифицированных коммуникаций и совместной работы (UCC, unified communications and collaboration) изменили требования компаний к взаимодействию между сотрудниками. Но ожидания работников меняются еще быстрее. Какие факторы нужно учитывать, чтобы правильно выбрать UCC-решение, и вашим выбором остались довольны ваши работники и ИТ-отдел?

Еще несколько лет назад бизнес-пользователи довольствовались тем инструментарием для автоматизации рабочих мест, который предлагали им работодатели. Большинству выделяли офисный компьютер, а счастливчикам — корпоративный сотовый телефон, который давал чуть больше мобильности. Сегодня правила игры изменились: люди хотят сами выбирать устройства и приложения, которыми им удобнее пользоваться. Они переносят на рабочее место опыт личного общения, полученный в Facebook Messenger, WhatsApp, Viber и других сервисах. Для многих потребительские приложения стали эталоном скорости работы и комфорта.

Пользовательский опыт — это то, что организация должна учитывать наряду с обязательными требованиями к техническим составляющим и безопасности UCC-решения. Предоставляя сотрудникам то же удобство, к которому они привыкли в потребительских приложениях, можно значительно повысить производительность труда в офисе.

Иными словами, организация должна выбирать UCC-решения, исходя из потребностей бизнеса и индивидуальных предпочтений пользователей. Успех внедрения системы напрямую зависит от того, как привыкли работать сотрудники, где они работают, какие инструменты используют для выполнения своих задач, а также на достижение какого результата они нацелены.

Базовые критерии выбора UCC-решения

Простота использования, удобство общения
и возможность индивидуализации – важные характеристики UCC-решения.

Какой именно пользовательский опыт следует обязательно учесть при выборе решения для унифицированных коммуникаций и совместной работы? Универсального варианта, который подойдет любой компании, не существует. Но важно следить за тем, как меняются предпочтения пользователей, и учитывать несколько базовых аспектов:

● Простота — ключ к успеху. Едва ли у вас найдутся сотрудники, которым понравится работать со слишком сложными приложениями. Один из главных показателей простоты — удобный единый пользовательский интерфейс. Раньше часто практиковалось использование набора из нескольких продуктов, каждый из которых выполнял какую-то одну функцию: совместное использование экрана, обмен сообщениями, голосовая телефония и т.д. Однако подлинную совместную работу можно реализовать, только объединив все эти возможности в удобном интерфейсе, который одинаково хорошо работает на всех мобильных и стационарных устройствах.

● Цепочки сообщений. Работу персонала можно значительно упростить, если выбрать решение, которые поддерживают цепочки сообщений (threaded communications). Они позволяют быстро и легко сформировать историю обсуждений в легко читаемые потоки, доступные на мобильных и десктопных платформах.

● Возможность индивидуализации и настройки. Наличие единого пользовательского интерфейса не должно нести ограничений в персонализации. Когда речь заходит об удобстве использования, то чем больше вариантов индивидуальной настройки вы предоставите работникам, тем увереннее они себя будут чувствовать. UCC-решение должно гарантировать удобство независимо от выбранных пользователем типов устройств, платформ и операционных систем. Поэтому ищите решение, которое поддерживает как можно большее их количество.

Кроме того, нужно учитывать, что сотрудники будут перемещаться между сотовыми сетями и точками доступа Wi-Fi. Крайне важно, чтобы ваше решение не прерывало вызов, а также не снижало эффективность работы персонала при переключении между этими технологиями связи.

Как ускорить освоение пользователями решения для унифицированных коммуникаций и совместной работы

При внедрении UCC-платформы важен скоординированный подход

Итак, вы выбрали UCC-решение для организации. Каковы следующие шаги и как гарантировать, что это решение оправдает ваши ожидания?

● Важен удачный старт. Скоординированный подход к внедрению UCC с первых шагов — необходимое условие успешного развертывания. Вы можете создать профили сотрудников на основе их ролей и выполнить анализ потребностей. Важно, чтобы каждый получил от решения то, что ему нужно. Затем проведите оценку существующей сетевой инфраструктуры и устаревших систем, чтобы получить представление о том, что требуется для подготовки и успешного запуска. Эта информация поможет разработать действенную стратегию формирования проекта, тестирования и развертывания.

● Совершенствуйтесь. Раньше неотъемлемой частью развертывания UCC-решения было устранение проблем предварительной конфигурации, инвентаризация оборудования, анализ физических возможностей существующих коммуникационных систем, установка системы, а также проведение различных проверок. Сейчас, если вы выбрали гибкое решение с высоким уровнем совместимости с существующим оборудованием, процесс упрощается. Однако для плавного перехода на UCC по-прежнему требуется тщательное планирование. По завершении внедрения не останавливайтесь на достигнутом; постоянный мониторинг и корректирующие действия обеспечат требуемую надежность и качество работы системы, ускорив получение нужного результата.

● Обучайте пользователей. Обучение играет огромную роль в освоении решения, а значит, в повышении отдачи от инвестиций. Если вы хотите, чтобы сотрудники перестали пользоваться потребительскими приложениями и перешли на корпоративную UCC-платформу, вам необходимо информировать коллег о том, как ее с помощью удобнее выполнять рабочие задачи. Для различных групп пользователей, скорее всего, потребуются разные виды обучения, которые ускорят процесс освоения системы.

● Не скупитесь на периферийное оборудование. К сожалению, удобство использования UCC-платформы легко свести к нулю, если поскупиться на качественные гарнитуры, специально оптимизированные для унифицированных коммуникаций. Общение голосом остается одной из важных составляющих общения через UCC-программы. Поэтому критически важно, чтобы пользователи с первых же дней после перехода на новое решение ощущали комфорт в ходе голосовых коммуникаций. Специализированные UC-гарнитуры имеют аудиопроцессоры для повышения качества передачи голоса по IP, снабжены технологиями защиты слуха и спроектированы для комфортного ношения в течение всего рабочего дня. При выборе UC-гарнитуры лучше отдавать предпочтение устройствам, способным подключаться как к компьютерам, так и к мобильным устройствам – смартфонам и планшетам.

UC-гарнитуры Plantronics серии Blackwire С3200 подключаются к компьютерам, смартфонам и планшетам

Выводы

Благодаря новым технологиям оснащение рабочих мест в офисе постоянно меняется. Но один аспект остается неизменным — коммуникации и совместная работа всегда будут неотъемлемой частью бизнеса. Новое поколение работников, исповедующее цифровой подход к коммуникациям, ожидает от работодателей еще больше новых возможностей, чем прежде. Поэтому руководителям важно прислушиваться к сотрудникам и стараться удовлетворять их потребность в более удобных инструментах коммуникаций. Инвестиции в них выльются в повышение эффективности и лояльности персонала.

См. также

• Microsoft Teams или Skype for Business: что выбрать для офисных коммуникаций
• Plantronics расширила линейку Blackwire гарнитурами серии 5200 для унифицированных коммуникаций
• Новинки Plantronics: гарнитуры серии Blackwire 3200 для унифицированных коммуникаций
• Plantronics анонсировала усовершенствованные звуковые процессоры серии MDA400 QD
• Контакт-центр будущего: как искусственный интеллект измени работу операторов